茅ヶ崎市を拠点に中小事業者向け業務効率化サービスを提供しています、解決屋です。
さて、電子帳簿保存法やインボイスといったデジタル化の流れの中、様々な事情で紙の請求書を使用している事業者様も多いかと思います。
紙の請求書を電子に切り替えるべきかどうかは、事業規模や取引先の性質によってメリット・デメリットが分かれます。整理するとこんな感じです。
電子請求書への切り替え メリット・デメリット
電子請求書に切り替えるメリット
- コスト削減
印刷・封筒・切手代が不要。郵送の手間も省けるため、作業時間も削減できます。 - スピード
メール送信で即日相手に届くため、入金サイクルが早まる可能性があります。 - 管理の効率化
データとして保存できるので検索や集計が容易。紙の控えをファイリングする必要がなく、保管場所はいりません。 - 法令対応
インボイス制度や電子帳簿保存法（特に2024年以降の電子取引データ保存義務）を意識すると、電子化の方が長期的には有利です。
電子請求書のデメリット・注意点
- 取引先の事情
高齢の事業者や紙文化が強い業界（建設業、士業など）では「紙で欲しい」と言われることもあります。 - システム導入コスト
請求書発行システムや会計ソフトを使う場合、月額費用が発生することも。 - 電子保存要件
電子で発行した場合は「電子帳簿保存法」に従い、改ざん防止・検索機能の確保が必要。単にPDFを送るだけでは管理面に注意が必要です。
ハイブリッド方式（紙請求書、電子請求書 併用）も現実的
完全に電子に移行せず、
- 基本は電子請求書
- 紙を求められた相手には紙を郵送
という二段構えにするのが、中小事業者では現実的でスムーズです。
電子請求書への移行方法
システム導入コストを考えると、Excelでテンプレートを作成する方法が最も経済的です！
1. 電子請求書のフォーマットを整える
- Excelで請求書テンプレートを作成
（会社名、住所、登録番号、取引先名、発行日、請求金額、振込先など） - インボイス制度対応
適格請求書に必須の「登録番号」「消費税額」「税率ごとの区分」を記載 - レイアウトはA4に収まる形にしておくと、紙にも出せます
2. 電子請求書をPDF化して発行
- Excelの「名前を付けて保存」→「PDF」を選択
- ファイル名は「請求書_相手先名_発行日.pdf」といった形で統一すると管理がラクです
- 改ざん防止のため、できれば「パスワード付きPDF」にするのが安心です
3. 送付方法
- 基本はメールに添付して送信
- 相手によっては「クラウドストレージ共有リンク」や「請求書発行システム」を使う方が安心される場合もあります
4. 保存・管理（電子帳簿保存法対応）
- 自分のPCやクラウドにPDFを保存
- 検索性の確保が求められるので、ファイル名に「発行日」「相手名」を入れるのがおすすめ
- 受領した請求書（メール添付PDFなど）も同様に整理して保存する必要あり
5. ステップアップ案
- ステップ1：Excel＋PDF＋メール（最低限）
- ステップ2：Excel＋マクロで自動PDF化＋自動メール送信
→ 作業時間をかなり短縮できます - ステップ3：クラウド請求書サービス（freee、MF、Misoca等）に移行
→ 電子帳簿保存法やインボイス制度に完全準拠しやすくなります
👉 まずは「ExcelでPDF化→メール送付→整理保存」という流れで十分に電子請求書として機能します。
請求書発行関係のサービス（解決屋の場合）
📌step1. 請求書発行代行の基本メニュー
1. スポット対応
- 単発で請求書を作成・送付するプラン
- 料金目安：1通あたり 1,000円程度（件数によって変動）
2. 月次定額プラン
- 毎月決まった件数を代行
- 月5通まで：月額 5,000円〜
- 月15通まで：月額 10,000円〜
- 追加1通ごとに＋500円
3. インボイス対応プラン
- 適格請求書（登録番号・消費税区分）のチェック込み
- 消費税率ごとの計算・記載も代行
- 料金：通常代行＋ 1通あたり＋500円程度
4. 請求＋入金管理セット
- 請求書発行に加え、入金チェック・リマインドまで
- 料金例：月額 10,000円〜（10件程度）
5. カスタムプラン
- 「自社Excelテンプレートで作成してほしい」、「会計ソフト（freee、マネーフォワード）と連携したい」、「郵送対応もしてほしい」など個別対応
- 料金は要相談
📌 step2.Excel請求書自動化サービス
✅ 「手作業でのPDF保存・メール送付がゼロに！」
✅ 「毎月の請求業務が数時間 → 数分に短縮」
✅ 「インボイス対応も組み込める」
1. 請求書自動PDF化ツール導入
- 内容：
- Excelテンプレートから、ボタンひとつで請求書をPDF化
- ファイル名を「請求書_取引先名_日付.pdf」で自動保存
- 料金目安：10,000円〜20,000円（初期設定料込み）
- 対象：まず「紙や手動でPDF化」を卒業したい方
2. 自動メール送信機能付きプラン
- 内容：
- 作成されたPDFをメールに自動添付
- 件名や本文も定型文を自動入力
- OutlookやGmailと連携可能
- 料金目安：20,000円〜30,000円
- 対象：取引先が多く、毎月の送信作業が負担になっている方
3. 請求＋管理統合パッケージ
- 内容：
- 上記機能に加え「送信履歴」「未入金管理」をExcelで一元管理
- 発行済みPDFをフォルダに自動振り分け
- 入金チェック欄もセット
- 料金目安：30,000円〜50,000円（カスタマイズ込み）
- 対象：請求〜入金管理まで一括効率化したい方
4. サポート・カスタマイズ
- オプション例：
- 初期設定（取引先アドレス登録、テンプレ作成）：5,000円〜
- マクロ修正（仕様変更・追加機能）：5,000円〜/回
- 遠隔サポート（Zoom/Teamsで操作説明）：3,000円〜/30分
あなたの現状はどうですか？紙／電子、これまでの悩みをコメントいただけたら幸いです。
いかがでしたでしょうか？請求書発行の電子化、さまざまな段階がありますね！
導入を少しでもお考えでしたら、お気軽にお問い合わせ、ご相談ください。
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